Keuntungan Teknologi EDI dalam Komunikasi Rantai Pasokan

Keuntungan Teknologi EDI dalam Komunikasi Rantai Pasokan

Electronic data interchange (EDI) adalah jenis sistem digital yang memfasilitasi pertukaran komputer ke komputer dokumen bisnis umum seperti pesanan pembelian, faktur, tingkat persediaan, dan pemberitahuan pengiriman. Ia mampu mentransmisikan dokumen dan data bisnis di berbagai platform dan program teknologi. Metode padat karya untuk komunikasi rantai pasokan, termasuk panggilan telepon, faks, atau surat kertas sekarang dapat digantikan oleh EDI. EDI menyatukan produsen, pemasok, dan vendor, melalui sistem data mereka, dalam pengaturan bisnis-ke-bisnis global.

Semua informasi perusahaan Anda biasanya disimpan dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), seperti detail yang terkait dengan penjualan, tingkat inventaris, pembuatan faktur dan penagihan, pengiriman, dan sebagainya. Ketika solusi EDI Anda berinteraksi dengan sistem ERP Anda, solusi ini memperoleh akses ke informasi dan dokumen yang Anda perlukan untuk berbisnis dengan perusahaan lain.

Pemasok dan klien Anda juga memiliki kebijakan khusus tentang cara mereka melakukan bisnis. Alamat pengiriman, harga, dan informasi lainnya harus dipertimbangkan saat pesanan mereka diproses. Solusi EDI membagikan informasi ini untuk meningkatkan koordinasi antar bisnis di sepanjang rantai pasokan.

EDI menggunakan standar informasi bersama untuk menjamin bahwa format data mitra dagang yang berbeda cocok. Ini membantu mitra dagang menghindari kebingungan dan kesalahan selama pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, dan transaksi lainnya. Jika dua mitra dagang menggunakan standar informasi yang berbeda, sistem EDI memfasilitasi komunikasi dengan melakukan terjemahan data. Ketika komunikasi antara dua mitra pada awalnya terjalin, bidang yang sesuai di setiap sistem informasi mitra dagang dipetakan satu sama lain sehingga data dapat dibagikan dengan andal. Ketika informasi dikirim, secara otomatis diterjemahkan agar sesuai dengan format data yang digunakan oleh sistem penerima.

Manfaat utama dari sistem EDI adalah komunikasi yang sangat efisien. Mengelola komunikasi rantai pasokan secara manual terlalu lambat dan rawan kesalahan untuk bisnis modern. Solusi EDI menggantikan banyak proses manual dengan transaksi otomatis yang lebih cepat dan akurat. Dengan solusi EDI, pesanan yang masuk dibuat secara otomatis, tanpa memerlukan input pengguna. Tidak ada gangguan yang disebabkan oleh operasi lintas zona waktu atau pelatihan karyawan baru. Menghilangkan faks dan dokumen kertas menghasilkan arus kas yang lebih baik, waktu siklus jual-beli yang lebih cepat, waktu tunggu yang lebih singkat, dan persediaan yang padat.

Mirip dengan perangkat lunak bisnis lain seperti sistem ERP, yang pernah digunakan secara eksklusif oleh perusahaan besar, solusi EDI telah turun harganya dan masuk ke tangan bisnis kecil dan menengah. Tidak seperti perangkat lunak ERP, bagaimanapun, mitra dagang besar mungkin menetapkan EDI sebagai prasyarat sebelum bisnis lain dapat bergabung dengan rantai pasokannya. Oleh karena itu, dapat berdagang dengan perusahaan-perusahaan besar ini merupakan keuntungan besar dari penerapan EDI.

Solusi EDI meningkatkan keandalan dan keakuratan informasi yang dibagikan di antara bisnis. Setelah meminimalkan proses komunikasi manual dengan menerapkan EDI, perusahaan melihat penurunan kesalahan dan catatan duplikat. Mentransfer informasi secara langsung antara sistem ERP Anda sendiri dan sistem mitra Anda memastikan bahwa itu akurat dan sesuai dengan kebutuhan mitra Anda. Ini mengarah pada hubungan yang diperkaya dengan mitra dagang dan lebih sedikit keterlambatan transfer atau tolak bayar yang mahal.

Membuat pesanan penjualan, faktur, laporan pengiriman, dan sebagainya secara otomatis akan membuat pekerjaan menjadi lebih sederhana dan mudah bagi staf penjualan dan gudang. Solusi EDI hanya memberikan akses ke pengguna yang berwenang dan menghasilkan jejak audit untuk melacak penggunaan dan menegakkan keamanan informasi. Mengintegrasikan solusi EDI dengan sistem ERP Anda dapat membawa keuntungan lain, karena integrasi memungkinkan otomatisasi prosedur bisnis tambahan.

Perangkat Lunak