Bagaimana Perusahaan TI Dapat Mengelola Perangkat Keras Klien Secara Efektif

Bagaimana Perusahaan TI Dapat Mengelola Perangkat Keras Klien Secara Efektif

Meskipun munculnya “The Cloud”, perangkat keras lokal akan selalu dibutuhkan. Bahkan klien bisnis kecil yang paling dasar memiliki router, switch jaringan, PC, dan satu atau lebih printer. Klien lain mungkin memiliki Firewall, Server, Plotter, Unit Multi-Fungsi, dan berbagai perangkat keras lainnya – sebagian besar mendukung IP. Kalikan itu dengan banyak klien, dan Anda memiliki banyak sekali perangkat keras yang menjadi sangat mudah untuk membuang banyak waktu dan usaha untuk mencoba mengelolanya – jika Anda tidak terorganisir.

Dari Kekacauan menjadi Ketertiban

Langkah pertama untuk menertibkan kekacauan adalah dengan membeli Printer Label. Favorit pribadi saya adalah rentang P-Touch Handheld dari Brother. Apa pun yang dapat Anda bawa dengan mudah, colokkan ke listrik (beroperasi dengan baterai baik-baik saja – tetapi baterai habis, dan Anda kemudian mulai lupa memberi label pada barang-barang) dan label cetak akan melakukan pekerjaan itu. Jika Anda memiliki lebih dari satu insinyur, belilah semua printer label dan minta mereka memberi label dengan nama mereka sendiri – mereka akan lebih cenderung merawatnya.

Selanjutnya, atur waktu bagi seorang insinyur untuk mengunjungi situs klien dengan pemberi label yang siap – mengambil dan memberi label pada apa saja dan semuanya dengan colokan listrik di ujungnya dan membuat catatan tertulis untuk masing-masing dibawa kembali ke kantor.

(Berbicara tentang colokan listrik, biasakan teknisi Anda untuk memberi label ini juga, terutama server. Mengetahui dengan jelas steker mana yang dimiliki PC dan mana yang dimiliki monitor adalah manfaat nyata saat Anda merangkak di bawah meja gelap di lantai yang kotor mencoba mencari tahu apa yang harus dicabut dan apa yang tidak.)

Mengapa Label?

Tapi mengapa repot-repot memberi label pada sesuatu?

Pertama, Anda mengakui keberadaan perangkat. Jika diberi label, Anda mengetahuinya dan dapat mendokumentasikannya untuk referensi di masa mendatang.

Kedua, ketika perangkat keras baru “secara misterius” muncul di situs klien dan klien memanggil Anda untuk dukungan di dalamnya (mungkin di luar kontrak dukungan Anda), Anda dapat menghemat banyak waktu untuk mencoba mencari tahu mengapa Windows 7 Home Edition diinstal di sana daripada O/S Bisnis.

Ketiga, pelabelan perangkat keras mempercepat proses dukungan. Jika pengguna menelepon Helpdesk untuk mengatakan bahwa mereka tidak dapat mencetak ke “Printer itu di sudut kantor”, maka Anda dapat meminta mereka untuk membaca label dan dengan cepat mengidentifikasi printer mana yang mereka coba cetak.

Apa yang harus diberi label?

Apa yang tertera pada label bergantung pada perangkat kerasnya, tetapi label tersebut akan membantu Anda mengidentifikasi perangkat keras yang dimaksud dengan mudah.

Beberapa contoh:

PC – Nama stasiun kerja, Alamat IP tetap (jika ada)
Server – Nama server, Alamat IP tetap, Nama domain
Router/Firewalls – Alamat IP Eksternal, Alamat IP Internal
Sakelar Jaringan – Alamat IP internal, alamat IP Manajemen
Printer Lokal – Nama Workstation yang terpasang secara lokal
Printer Jaringan – Alamat IP Tetap, Nama Antrian (//Server/Antrian)

Kami tidak akan khawatir tentang skema penamaan Workstation dan Server, rentang alamat IP atau standar lainnya. Saat ini kami fokus untuk mendokumentasikan apa yang sudah ada di luar sana.

Dalam beberapa kasus, insinyur tidak akan dapat mengidentifikasi peralatan jaringan. Daripada mengabaikan perangkat keras, mereka harus melabelinya sebagai “tidak dikenal” dan mengajukan tiket dukungan atau membuat catatan tertulis untuk menyelidiki cara mengidentifikasinya nanti.

Ini membutuhkan waktu, terutama jika Anda memiliki banyak klien – tetapi ini menghabiskan waktu dengan baik. Anda harus menjadikan jenis ‘penemuan berhasil’ ini sebagai bagian dari proses orientasi setiap klien baru, karena waktu yang dihabiskan untuk menemukan perangkat keras sekarang akan membayar dividen ketika Anda mendukung perangkat keras yang sama nanti – mungkin dalam situasi yang sensitif terhadap waktu .

Dokumentasikan temuan Anda

Ke depan, buat kebijakan bahwa mulai sekarang, setiap perangkat keras yang Anda terapkan ke situs klien harus memiliki label di atasnya. Dokumentasikan temuan Anda. Jika Anda memiliki alat RMM seperti GFI Max, maka Anda sudah dapat memindai jaringan untuk perangkat. Lengkapi informasi otomatis ini dengan temuan Anda sendiri. Segera Anda akan memiliki gambaran yang baik tentang perangkat keras di semua situs klien Anda. Ini akan membuat mendukung klien, baik dari jarak jauh maupun di tempat, *jauh* lebih mudah.

Penggunaan pemberi label sebagai kekuatan kebaikan tidak berhenti di situ.

Perangkat Keras di Bengkel

Setiap kali seorang insinyur membawa perangkat keras kembali ke Lokakarya untuk pemecahan masalah, itu perlu diberi label. Anda dapat melabelinya dengan nama klien, ikhtisar singkat tentang masalah tersebut, dan jika Anda menggunakan sistem tiket, nomor tiketnya.

Ini mungkin terdengar jelas, tetapi berapa kali insinyur berjalan kembali ke kantor, menjatuhkan beberapa perangkat keras yang rusak dan kemudian terganggu oleh hal lain? Dalam skenario ini, seorang rekan mungkin dibiarkan menggaruk-garuk kepalanya tentang milik siapa perangkat keras itu dan mengapa itu ada di sini, atau lebih buruk lagi, berpikir perangkat keras itu “cadangan” dan pergi dan menggunakannya kembali untuk pekerjaan lain yang sedang mereka kerjakan …

Berbicara tentang perangkat keras cadangan – ada baiknya membuat proses untuk menangani ini juga. Saya ingin membuat area bengkel yang khusus untuk Perangkat Keras dalam Perbaikan, Perangkat Keras dalam pengujian, dan Perangkat Keras untuk pembuangan. Kemudian,

saat perangkat keras masuk …

Jika perangkat keras yang akan dikirim kembali ke produsen di bawah RMA, itu diberi label seperti itu dan ditempatkan di area “Dalam Perbaikan” bengkel.

Jika perangkat kerasnya yang mungkin rusak dan memerlukan pengujian, tiket dinaikkan untuk ini dan diberi label sebagai “Untuk Pengujian” dan diberi label dengan nomor tiket yang sesuai. Perangkat keras kemudian ditempatkan di area “Untuk Pengujian”, dan Anda dapat dengan percaya diri memberi Teknisi Junior yang baru bekerja sesuatu yang produktif untuk dilakukan pada hari pertamanya di kantor.

Jika perangkat keras untuk dibuang, itu diberi label dengan kesalahan dan ditandai sebagai “Untuk Pembuangan”. Itu ditempatkan di area “Untuk Pembuangan” bengkel dan setiap beberapa minggu sekali Anda mengatur agar perusahaan pembuangan TI spesialis mengumpulkan tumpukan dan membuangnya dengan cara yang etis dan ramah lingkungan.

Hemat Waktu Dengan Label

Jumlah waktu yang dapat dihabiskan oleh perusahaan TI untuk mencoba menggunakan kembali perangkat keras yang rusak yang dibiarkan tergeletak begitu saja, atau menguji ulang peralatan yang diketahui rusak sangat mengejutkan.

Sistem pelabelan perangkat keras yang sederhana menghemat waktu berjam-jam.

Saya harap artikel ini telah membantu untuk menjelaskan bagaimana dengan printer label Anda dapat membangun dasar dari serangkaian sistem yang menjelaskan bagaimana bisnis Anda berhubungan dengan perangkat keras klien.

Perangkat Keras